14.Lagra & återvinna information

Nedanstående är ett kapitel som kommer ifrån boken Effektivare informationssökning på webben (2007) och som i vissa delar har uppdaterats.

Under och efter informationssökningen kommer man in på ett annat problemområde – den personliga informationshanteringen. Hur ska man lagra det man funnit? Det funna kan vara allt från en länk, bild eller faktauppgift till hela webbplatser eller rapporter i pdf-format. Det finns många tillvägagångssätt och mängder av användbara tjänster på webben. Men först måste en central fråga besvaras: Hur ska informationen användas?

Användas omgående

Ska du använda informationen direkt? Behöver du den bara som inläsning till bakgrundsinformation så är det ofta det bästa att skriva ut på papper. Sen är det bara att läsa med pennan i hand. Eller ska utdrag och kanske bilder användas i en rapport, då krävs en annan hantering. Kanske spara ner som pdf-filer.

Sparas/bevaras/arkiveras

Om informationen ska sparas på längre sikt kan det vara bra att skapa pdf-filer av den. Pdf-filerna skapas enkelt med en pdf-skrivare. Innehållet i pdf-filerna kan sedan indexeras av ett skrivbordssöktjänst så de lätt blir återfunna. Filerna kan även lagras i en traditionell hierarki med mappar.

Förmedlas

Är det någon annan som ska använda informationen? Då kanske den ska samlas ihop eller förpackas på något sätt. Ett arbetsbesparande sätt är att använda något specialprogram för den här typen av uppgifter.

Delas med andra

Är ni flera som ska använda informationen kan en webbtjänst vara användbar. Kanske lagra texter och länkar i en webbordbehandlare eller lagra dokument i en webbhårddisk.

Var ska jag spara det jag funnit?

Frågan som dyker upp först är: Var ska jag spara det jag funnit? Lokalt i datorn eller på webben?

Lokalt på datorn

Genom att spara informationen på den egna datorn görs den snabbt åtkomlig, men den är bara tillgängligt på den datorn. Om informationen är viktig eller omfattande måste det göras säkerhetskopior på den, alla datorer kan krascha. Vilket format ska informationen sparas i? Bara bokmärkena? Pdf-kopior av webbsidor?

På webben

Genom att spara informationen på den egna datorn görs den tillgänglig från alla uppkopplade datorer, men webben kan vara långsam och det gäller att uppkopplingen fungerar. En fördel med webblagring är att möjligheterna att dela informationen är fler. Samtidigt ska man vara vaksam på upphovsrätten, det är inte tillåtet att göra en sparad webbsida eller bild tillgänglig på webben utan upphovsrättsinnehavarens tillstånd.

Hur ska jag spara det jag funnit?

I en bokmärkestjänst

Idag finns det många bokmärkestjänster på webben. En typ är de så kallade sociala bokmärkestjänsterna där det är lätt att dela med sig av sina bokmärken och att se hur många andra och vilka andra som också sparat samma länk. Fördelen är att bokmärkena är tillgängliga från olika datorer, det enda som krävs är att man loggar in på tjänsten. I de flesta tjänster kan man sätta ämnesord på länkarna man sparar, det kallas att “tagga” dem efter engelskans tag – märke. Genom att märka upp länkarna blir de lättare att hitta bland alla bokmärkena. En risk med fria webbtjänster är att tjänsten försvinner, köps upp, förändras radikalt eller blir en betaltjänst.

  • Blinklist – www.blinklist.com
  • Del.icio.us – http://del.icio.us
  • Diigo – www.diigo.com
  • Furl – www.furl.net
  • Magnolia – http://ma.gnolia.com

När man sparar bokmärken i tjänsterna får man fylla i taggar (ämnesord) och kommentarer. När man är inloggad kan man välja att se sina egna bokmärken eller alla bokmärken i tjänsten.

Fig. Eget bokmärke i Blinklist.

Ovan visas ett bokmärken i Blinklist. Bland annat kan man se att 54 personer sparat bokmärket och att det har fyra taggar: sökmotorer, lista, söktjänster och metasöktjänst.

Sina egna taggar kan man se och söka bland i ett taggmoln.

Fig. Delar av ett taggmoln i Blinklist

Blinklist och andra sociala bokmärkestjänster beskrivs ur sökperspektiv i kapitel 3.

Mer traditionella bokmärkestjänster har både Google och Yahoo! (www.google.com/bookmarks/ & http://bookmarks.yahoo.com).

En lista på bokmärkestjänster finns på www.feedbus.com/bookmarks/


Tjänster
Blinklist Del.icio.us Diigo Furl Ma. gnolia
Kommentar /ämnesord ja/ja ja/ja ja/ja ja/ja ja/ja
Betygsättning ja nej nej ja ja
Lokal kopia nej nej ja ja ja
Privata bokmärken ja ja ja ja ja
Import Internet Explorer, Firefox, del.icio.us, Furl Internet Explorer, Firefox, Safari Internet Explorer, Firefox, del.icio.us Internet Explorer, Firefox, del.icio.us, Furl XML Internet Explorer, Firefox, Safari, del.icio.us
Export Blinklist XML, CSV, JSON Exportfil för webb-läsare Internet Explorer, Netscape, RSS, CSV, del.icio.us Internet Explorer, Firefox, Zippat arkiv, Furl XML Exportfil för webb-läsare
Verktygsfält/book-marklets -/ja nej/ja ja/ja nej/ja -/ja
Kommentar även på svenska Integration i Facebook. Link roll eller tag roll. Kan även spara i andra bokmärkestjänster. Publicera i blogg eller skapa link roll. bra för att arkivera och söka webb-sidor

Fig. Tabell över funktionen hos sociala bokmärkestjänster.

Eget webbarkiv/egen länksamling

Att skapa en egen länksamling på nätet är ett sätt att göra utvalda länkar lätt tillgängliga. Ett enkelt sätt är att lägga upp funna länkar i en blogg. Men det är bara själva länkarna som kan sparas, inga bilder eller annat material går att spara på det här viset på grund av upphovsrätten (om man inte lösenordskyddar bloggen/webb-sidan eller gör den helt privat).

Ibland hittar man vetenskapliga artiklar som någon forskare sparat ned på sin personliga hemsida för att ha dem åtkomliga. Kanske har forskaren gjort en dold länk så att ingen ska upptäcka sidan, men sökmotorernas spindlar är nitiska och följer alla länkar. Och därmed blir artiklarna tillgängliga i t.ex. Google.

På papper

Det klassiska sättet är att skriva ut webbsidor och annan viktig information. Nackdelar är att informationen inte går att söka i på ett enkelt sätt, och det gäller att skapa ett fysiskt arkiveringssystem. Gäller det nyhetsartiklar eller annan färsk information, så är det ett gott råd att skriva ut direkt, eftersom artikeln kan vara borta nästa gång man ska titta på den. Ofta arkiveras informationen i tidningens arkiv som är tillgängligt för prenumeranter och andra betalande.

Information på papper är lättläst och tillgängligt offline på gott och ont. Man behöver inte en dator och kan läsa aktivt med en penna i handen.

Lagra länkar i webbmejlen

Webbmejlen är ett alternativt arkiv. Flera webbmejltjänster har bra sökmöjligheter (t.ex. Gmail och Yahoo!) och då kan länkar och annan information sparas genom att man mejlar till sig själv eller till en speciell arkiv-mejladress som lätt kan återfinnas. Alternativet är speciellt användbart när man inte är på sin egen dator, utan lånar en dator tillfälligt.

Skärmdump

En skärmdump är en bild av allt eller delar av det som visas på skärmen.

Kommandon:
Hela skärmen: shift+prtscr
Aktivt fönster: alt+prtscr

Klista in skärmdumpen i Word, PowerPoint eller i ett bildbehandlingsprogram. Eller ladda upp till en blogg eller en webbordbehandlare.

Gadwin PrintScreen (www.gadwin.com/printscreen/) är ett gratisprogram. I programmet kan flera filformat väljas och zoomning är möjligt. Ett annat alternativ är Snapper Firefox (ett tillägg till webbläsaren Firefox).

PDF-skrivare

Istället för att skriva ut intressant material du hittar, eller spara ned hela webbplatser, kan du skriva ut dokumenten till en pdf-skrivare. Då genereras en pdf-fil som är lätt att lagra (och återfinna med ett skrivbordssökprogram). Om du inte har Acrobat Writer så finns gratis pdf-skrivare att ladda ner.

CutePDF (www.cutepdf.com/products/cutepdf/Writer.asp) är en fri pdf-skrivare. Installera skrivaren och skriv ut webbsidor som pdf-filer för framtida referens. Låt sedan en skrivbordssöktjänst indexera pdf-arkivet. Då kan du söka i pdf:erna i fulltext – effektiv informationsåtervinning. Om du vill skriva ut något fungerar en pdf-skrivare som en provutskrift. På den skapade pdf:en ser du om allt kommer med och om rätt delar av webbplatsen kommer med på utskriften. Vid långa webbsidor får du även reda på hur många A4-sidor det blir (så du inte blir överraskad när skrivaren spottar ut 27 sidor) och sedan skriva ut de sidor som är aktuella för dig.

Tvätta text i en texteredigerare / samla information i txt-dokument

Du kan klippa ut texten och ”tvätta” den i en textredigerare för att sedan spara den som en textfil (txt). Ordbehandlingsprogram som Word fungerar dåligt, för de tar med mycket av textformateringen, som teckenfärg och textstorlek.

Själv använder jag textredigeraren UltraEdit både när jag tvättar text och när jag samlar information. I UltraEdit är det lätt att arbeta med information i olika ämnen eftersom denna textredigerare arbetar med flikar. Tack vare flikarna är det lätt att ha många dokument öppna och att skifta mellan dem.

Anteckningsböcker och ordbehandlare på nätet

Google Notebook är en anteckningsbok på nätet. I tjänsten kan man spara länkar och text på ett enkelt sätt och sedan nå detta genom att logga in på Google. Genom ett litet tilläggsprogram i webbläsaren kan man enkelt öppna anteckningsboken när som helst och spara ned en länk, en tanke eller ett urklipp.

Ordbehandlare på nätet är ett annat bra sätt att spara information på, speciellt om du behöver kunna nå den från olika datorer. Google Docs är ett exempel på webbaserad ordbehandlare och där man kan vara flera som samarbetar om dokumenten. Andra finesser är kopplingar till online-publicering och bloggning.

Spara sökningar

Spara URL:en till sökmotorns träfflista bland dina favoriter så kan du på ett enkelt sätt göra om exakt samma sökning senare.

Specialprogram

Det finns en typ av program som kallas research managers på engelska. I programmen kan man spara ner webbsidor, textutdrag, bilder och annat från webben för att använda materialet senare, skapa rapporter eller utnyttja informationen i andra program. Det nedsparade materialet kan förses med kommentarer, ämnesord och annan metadata. I vissa program ska man även kunna spara ned kopior av hela webbplatser.

Flera av de stora programmen har gått från att vara just program till att vara webbtjänster. Onfolio har köpts av Microsoft och har blivit ett tillägg till Live search toolbar (beta). Netsnippets har lagts ned och istället finns den webbaserade tjänsten eSnips (www.esnips.com)

Verktyg som Onfolio och eSnips kommer troligtvis att få allt större betydelse framöver då användandet av webben i stort och informationshanteringsverktyg specifikt kommer mogna. Vi har inte längre tid och råd att hitta användbar information som vi sedan tappar bort igen. Användandet måste effektiviseras. Vad spelar det för roll att alla har bredband om ingen kan spara ner en textsnutt på ett vettigt sätt?

Skrivbordssökprogram – Desktop search

För att hitta bland nedladdade eller skapade filer kan ett skrivbordssökprogram (eng. desktop search) vara till stor hjälp. Programmet fungerar som en lokal sökmotor, det skapar ett index över innehållet på din hårddisk eller i vissa kataloger. Kontrollera att det aktuella programmet indexerar de filtyper som är viktiga för dig. Kontrollera även om programmet indexerar andra enheter än din vanliga hårddisk (C:). Detta är speciellt viktigt om du är ansluten till ett nätverk där du använder filer från olika nätverksenheter.

I skrivande stund är de största skrivbordssökprogrammen:

  • Copernic Desktop Search (www.copernic.com)
  • Windows Desktop Seach / Live toolbar (http://toolbar.live.com)
  • Yahoo! Desktop Search (http://desktop.yahoo.com)
  • Google Desktop Search (http://desktop.google.com)
  • Exalead (finns även i betalversion) (http://corporate.exalead.com/enterprise/l=en?p=produits_exalead-desktop_index)

Fig. Copernic desktop search.

Fallstudie – skrivbordssökning

Under lång tid hade jag letat efter en gammal version av mitt uppsatsmanus på min hårddisk. Men eftersom dokumenten på datorn var ett gytter av mappar och filer från flera äldre datorer (privat-, studie- och jobbdatorer) så hittade jag inte filen. Jag var ute efter titeln på mitt uppsatsmanus som jag lämnat in, men visste inte vad filen kunde tänkas heta. Men plötsligt en dag slog det mig: Jag hade skrivit dit skriftseriens ISSN-nummer på titelsidan! Då kunde jag söka på det numret i mitt skrivbordssökprogram (Copernic desktop search) för det hade indexerat alla filerna på datorn. Sagt och gjort. Vid sökningen dök dokumentet upp bland de äldsta i träfflistan (och med ett intetsägande namn). Jag hade återfunnit den eftersöka titeln!

Indexera innehållet i Thunderbird

Använder du Mozilla Thunderbird för dina RSS-feeds? Då kan du indexera upp posterna med hjälp av t.ex. Copernic Desktop Search. Ovärderligt om du brukar leta runt efter poster där du läst något viktigt. Givetvis kan även e-posten i både Thunderbird och Outlook indexeras.

1 comment for “14.Lagra & återvinna information

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *